Personio hat die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie zuletzt in einem eigenen Beitrag aufgegriffen. Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz verändert unter anderem die Informationspflichten im Recruiting, erweitert die Auskunftsrechte von Beschäftigten und führt gestaffelte Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden ein. Am 10. September vertieft Personio das Thema auf der Total Compensation Konferenz mit einer Live-Demo. Dort geht es darum, wie sich Job-Architektur, Gehaltsbänder, Gender-Pay-Gap-Analysen und die notwendige Dokumentation systemseitig zusammenführen lassen.

Grundlage für ein weiteres Personio-Angebot zum Thema sind rund 500 Fragen aus der HR-Community. Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla hat daraus zehn besonders relevante Praxisfragen für ein Playbook aufgegriffen. Personio berichtet darin zugleich, dass 54 Prozent der teilnehmenden HR-Teams bei der Vorbereitung auf die neuen Anforderungen noch am Anfang stehen. Das macht die rechtlichen Detailfragen ebenso relevant wie die anschließende Frage, wie sich die Anforderungen in HR-Strukturen, Daten und Prozesse übersetzen lassen.

EU-Entgelttransparenz: Die Frist ist abgelaufen, das deutsche Gesetz fehlt

Der 7. Juni 2026 war die Frist für die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie in deutsches Recht. Deutschland hat diese Frist verpasst. Mitte Juli erklärte die Bundesregierung laut einer Kurzmeldung des Deutschen Bundestags, dass die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf erfolgt seien, einzelne Fragen aber noch geklärt würden. Ein Gesetzgebungsverfahren war zu diesem Zeitpunkt noch nicht eingeleitet.

Für private Arbeitgeber bedeutet die verpasste Frist nicht, dass sämtliche neuen Rechte und Pflichten der Richtlinie unmittelbar gelten. Bestehendes nationales Recht ist seit Ablauf der Umsetzungsfrist jedoch soweit möglich richtlinienkonform auszulegen. Gleichzeitig ist klar, in welche Richtung sich die Anforderungen entwickeln. Für HR entsteht damit eine Übergangsphase zwischen bestehendem Entgelttransparenzgesetz und der noch ausstehenden deutschen Umsetzung der europäischen Vorgaben. Unser Grundlagenbeitrag zur Entgelttransparenz im HR-Kontext ordnet diese Anforderungen und die daraus entstehenden Handlungsfelder ein.

Genau in dieser Situation setzen Merlas zehn Antworten an.

Drei Praxisfragen: Vergleichsgruppen, Auskunftsrechte und bestehende Gehaltsstrukturen

Von den zehn Fragen aus dem Personio-Playbook greifen drei unmittelbar in die aktuelle Gestaltungsarbeit von HR ein:

• Vergleichsgruppen entstehen nicht allein über Jobtitel. Für die Bewertung gleicher oder gleichwertiger Arbeit nennt Artikel 4 der EU-Richtlinie 2023/970 Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Weitere für die konkrete Tätigkeit relevante Faktoren können hinzukommen. Die Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral angewendet werden. Merla weist darauf hin, dass Unternehmen dafür unterschiedliche Bewertungsmethoden einsetzen können. Entscheidend ist eine nachvollziehbare und konsequent angewendete Systematik. Wie sich diese Logik in eine belastbare Datenstruktur übersetzen lässt, beschreiben wir in unserem Beitrag zu Entgelttransparenz und HRIS.
• Das Auskunftsrecht braucht vorbereitete Prozesse. Artikel 7 der EU-Richtlinie 2023/970 sieht vor, dass Beschäftigte Informationen über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über durchschnittliche Entgelthöhen für gleiche oder gleichwertige Arbeit erhalten können, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Die Auskunft soll schriftlich und spätestens innerhalb von zwei Monaten erfolgen. Für HR stellt sich damit nicht nur eine Datenfrage. Zuständigkeiten, Vergleichsgruppen und Antwortprozesse müssen vor einem konkreten Auskunftsersuchen geklärt sein.
• Bestehende Gehaltsabweichungen brauchen Governance. Über einem definierten Gehaltsband liegende Bestandsgehälter lassen sich nicht einfach einseitig absenken. Merla empfiehlt für solche Konstellationen unter anderem, weitere Gehaltsentwicklungen entsprechend zu steuern oder sachlich begründbare Abweichungen sauber zu dokumentieren. Entgelttransparenz wird damit unmittelbar zur Governance-Frage. Genau diese Dokumentations- und Entscheidungslogik haben wir in Pay Governance: Wie HR Vergütungsentscheidungen erklärbar macht als eigenständige Gestaltungsaufgabe beschrieben.

Von der Rechtsfrage zur systemseitigen Umsetzung

Die rechtlichen Anforderungen definieren, welche Strukturen, Informationen und Nachweise künftig verfügbar sein müssen. Für HR folgt daraus die operative Frage: Wie lassen sich Job-Architektur, Gehaltsbänder, Vergleichsgruppen und Vergütungsdaten so zusammenführen, dass Analysen und Auskünfte nicht jedes Mal neu aus Excel-Tabellen und unterschiedlichen Datenquellen zusammengesetzt werden müssen?

Genau hier setzt die Session von Michael Gruber, Account Executive bei Personio, auf unserer Total Compensation Konferenz an. In der Live-Demo zeigt Personio, wie entsprechende Strukturen und Vergütungsdaten innerhalb der eigenen HR-Plattform abgebildet und ausgewertet werden können. Die 30-minütige Session inklusive Live-Q&A ist dabei in ein Programm eingebettet, das Total Compensation als Zusammenspiel von Vergütungsarchitektur, Pay Equity, Governance und HR-Systemen diskutiert.

Damit folgt auf die rechtliche Einordnung eine sehr praktische Anschlussfrage: Welche Voraussetzungen müssen HR-Daten und Systeme erfüllen, damit die geforderte Transparenz im Alltag tatsächlich handhabbar wird?

Sieben weitere Antworten im Personio-Playbook

Das Playbook behandelt darüber hinaus unter anderem die Frage, welche Vergütungsbestandteile unter den Entgeltbegriff fallen, welche Informationen im Recruiting künftig relevant werden und unter welchen Bedingungen ein nicht objektiv erklärter Gender Pay Gap von mindestens fünf Prozent eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung auslösen kann. Die Richtlinie knüpft dies unter anderem daran, dass eine entsprechende Differenz nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren gerechtfertigt und innerhalb von sechs Monaten beseitigt wurde.

Das vollständige Personio-Playbook „Die 10 wichtigsten Antworten zur Entgelttransparenz“ steht über unseren Insight Hub zum Download bereit.

Transparenzhinweis: Personio ist Partner der Shift/HR Total Compensation Konferenz 2026 und tritt dort mit einer eigenen Live-Demo auf. Dieser Beitrag ordnet Personios Publikationen zum Thema redaktionell ein und verweist im Rahmen dieser Partnerschaft auf das Playbook und die Session auf unserer Veranstaltung.