Fragmentierte HR-Tool-Landschaften und steigende regulatorische Anforderungen prägen den Alltag vieler HR-Abteilungen in mittelständischen und großen Unternehmen. Im Zentrum steht die Frage, wie sich administrative Aufwände durch Integration und Digitalisierung von HR-Systemen reduzieren lassen, um sowohl interne als auch externe Transparenzpflichten effizient zu erfüllen. Der Beitrag bietet einen praxisorientierten Zugang, indem er die Herausforderungen und Lösungsansätze aus der Perspektive von HR-Digitalisierungsverantwortlichen und IT-Projektleitern beleuchtet. Besonderes Augenmerk liegt auf der Wechselwirkung zwischen Tool-Vielfalt, Produktivitätsverlust und kognitiver Belastung sowie auf den konkreten Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes ab 2026.
Im inhaltlichen Fokus stehen die Analyse der aktuellen Tool-Landschaft, die Auswirkungen fragmentierter Systeme auf die HR-Arbeit und die Umsetzung regulatorischer Vorgaben. Der Referent verdeutlicht, dass 60 bis 70 Prozent der täglichen HR-Tätigkeiten auf administrative Aufgaben entfallen, während strategische Initiativen häufig zu kurz kommen. Die fehlende Integration von Recruiting-Software, Zeitsystemen, Zeugnisgeneratoren und Reporting-Tools führt zu doppelten Dateneingaben und erhöhtem mentalen Aufwand. Für die Umsetzung des Entgelttransparenzgesetzes empfiehlt der Beitrag ein strukturiertes Projektvorgehen mit klaren Verantwortlichkeiten, einer umfassenden Ist-Analyse, softwaregestützten Entgeltanalysen und der Einführung von Rollen- und Rechtekonzepten. Die vollständige Vernetzung der Systeme und die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder werden als zentrale Erfolgsfaktoren für eine rechtssichere und effiziente HR-Organisation herausgestellt.