Über die Zeiterfassung hinaus: Wie eine datengesteuerte HR das Engagement und die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden fördert

Über die Zeiterfassung hinaus: Wie eine datengesteuerte HR das Engagement und die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden fördert
Mitschnitt-Länge: 35 Minuten
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Mitschrift verfügbar
Digitale Tools im Workforce Management fördern Eigenverantwortung und Engagement, mindern Burnout-Risiken und optimieren Arbeitsprozesse.

Matthias Gebhard, Senior Workforce Management Specialist bei Protime, beleuchtet in seinem Vortrag auf der Shift/HR Workforce Management Konferenz 2025, wie digitale Tools und datengetriebene Ansätze im Workforce Management die Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeitenden fördern können. Der Beitrag bietet eine tiefgehende Analyse der aktuellen Herausforderungen und Chancen im Bereich der Zeiterfassung und Schichtplanung. Gebhard argumentiert, dass traditionelle Methoden wie Excel nicht mehr ausreichen, um den Anforderungen moderner Arbeitswelten gerecht zu werden. Stattdessen plädiert er für den Einsatz von Cloud-basierten Systemen, die Transparenz und Fairness erhöhen und gleichzeitig die Autonomie der Mitarbeitenden stärken.

Im Zentrum des Vortrags stehen die Vorteile digitaler Workforce-Management-Systeme, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Burnout-Risiken mindern und die Work-Life-Fluency unterstützen. Gebhard hebt hervor, dass datenbasierte Einblicke es ermöglichen, Kapazitätsengpässe frühzeitig zu erkennen und individuelle Präferenzen in der Schichtplanung zu berücksichtigen. Der Einsatz von KI-gestützter Schichtplanung wird als Schlüssel zur Optimierung der Arbeitsprozesse dargestellt, wobei die Einbindung der Mitarbeitenden in den Planungsprozess als entscheidend für den Erfolg angesehen wird. Der Vortrag bietet praxisnahe Einblicke und konkrete Beispiele, wie Unternehmen durch die Einführung solcher Systeme ihre Workforce-Management-Prozesse nachhaltig verbessern können.

Ohne saubere Datengrundlage funktioniert's nicht. Gute Grundlagendaten sind entscheidend, um Prognosemodelle und Steuerungskonzepte zu entwickeln. – Matthias Gebhardt

Workforce-Management-Daten sind nicht nur operative Zahlen. Sie sind zutiefst menschlich und spiegeln die Arbeit der Menschen wider. – Matthias Gebhardt

Ein integriertes Workforce-Management-System schafft eine gemeinsame Sprache, eine zentrale Wahrheit. Es reduziert Vermutungen und ersetzt Bauchgefühle durch Echtzeiteinblicke. – Matthias Gebhardt

  • Digitale Zeiterfassung und Workforce-Management-Systeme fördern Transparenz, Fairness und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden.
  • Work-Life-Fluency ersetzt zunehmend die klassische Work-Life-Balance und ermöglicht flexible Arbeitsmodelle.
  • Datenbasierte Einblicke helfen, Burnout-Risiken zu erkennen und Kapazitätsengpässe frühzeitig zu lösen.
  • KI-gestützte Schichtplanung kann individuelle Präferenzen und Regelwerke berücksichtigen und so die Effizienz steigern.
  • Vor der Einführung neuer Systeme ist eine Analyse bestehender Prozesse essenziell, um langfristige Verbesserungen zu gewährleisten.

Die digitale Transformation im Workforce Management stellt Unternehmen vor die Herausforderung, traditionelle Arbeitsmodelle zu überdenken und neue Ansätze wie Work-Life-Fluency zu integrieren. Diese Entwicklung ist strategisch relevant, da sie nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Mitarbeiterengagement und die Eigenverantwortung fördert. Ein zentrales Spannungsfeld ergibt sich aus der Notwendigkeit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und anzupassen, um die Vorteile digitaler Tools voll auszuschöpfen. Dabei offenbart sich ein struktureller Widerspruch: Während digitale Systeme Transparenz und Fairness versprechen, besteht die Gefahr, dass sie als Kontrollinstrumente wahrgenommen werden. Diese Transformation erfordert ein Umdenken in der Führungskultur, um die Balance zwischen Kontrolle und Autonomie zu finden und so Burnout-Risiken zu minimieren.

Der Beitrag liefert wertvolle Impulse für die Praxis, indem er aufzeigt, wie datengetriebene Systeme nicht nur operative Effizienz, sondern auch strategische Vorteile bieten können. Er fordert HR-Verantwortliche auf, die Einführung digitaler Tools nicht isoliert, sondern als Teil eines umfassenden kulturellen Wandels zu betrachten. Die Reflexion über bestehende Prozesse und die Einbindung der Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse sind entscheidend, um die Akzeptanz neuer Systeme zu erhöhen. Der Beitrag verschiebt die Perspektive von einer rein operativen Optimierung hin zu einer strategischen Neuausrichtung, die das Wohlbefinden der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt. Dies erfordert eine enge Verzahnung von operativer Praxis und strategischem Ziel, um langfristig eine nachhaltige und flexible Arbeitsumgebung zu schaffen.

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