Die Shift/HR Workforce Management Konferenz 2025 hat einmal mehr gezeigt: Workforce Management steht vor einem grundlegenden Wandel. Klassische Planungsansätze reichen nicht mehr aus, um den heutigen Anforderungen an Flexibilität, Datenintelligenz und Mitarbeitendenorientierung gerecht zu werden. Stattdessen entwickeln sich neue Steuerungsmodelle, die Skills, Technologie und Menschen in den Mittelpunkt stellen.
In der Abmoderation der heutigen Veranstaltung habe ich folgende sechs zentrale Punkte herausgestellt, die den roten Faden der Veranstaltung bildeten und aus der Sicht der Veranstaltungsdiskussion die aktuelle Transformation des Workforce Managements prägen.
Strategische Gestaltungsanforderung
Workforce Management muss heute als strategische Gestaltungsaufgabe verstanden werden. Unternehmen müssen ihre Workforce-Strategien aktiv an volatile Märkte und neue Geschäftsmodelle anpassen. Die Verzahnung von HR und Business ist dabei entscheidend, um Workforce-Planung nicht nur operativ, sondern auch strategisch zu denken und umzusetzen.
Benedikt von Kettler betonte, dass Workforce-Transformation ein Prozess des Umbaus unter laufendem Betrieb ist. Die strategische Planung muss dabei nicht nur den aktuellen Personalbestand und Bedarfe abbilden, sondern auch Substituierbarkeitspotenziale und Skill-Entwicklungen berücksichtigen. Die Einbindung von Szenarien und die Verbindung von Unternehmensstrategie mit Workforce-Strategie sind wesentliche Erfolgsfaktoren.
Technologie & KI als Planungs- und Analyse-Buddy
Künstliche Intelligenz und Automatisierung entlasten operative Prozesse, verbessern Prognosen und erhöhen die Präzision von Entscheidungen. Sie müssen den Planern und Analysten direkten Zugriff auf Ist- und Zukunftsdaten geben können. Gleichzeitig gewinnt das Thema Self-Service an Bedeutung, um das Engagement der Mitarbeitenden am Planungs- und Einsatzkonzept zu fördern – nicht unbedingt am Planungsprozess selbst, aber an den Ergebnissen und der Möglichkeit, früh und selbstbestimmt Wünsche einzubringen. Entscheidend ist eine verantwortungsvolle Integration, die den Menschen in der Steuerungsschleife (Stichwort „Human In The Loop“) hält und Governance sicherstellt.
Die Partner der Veranstaltung von ATOSS über proTime bis GFOS zeigten, wie ihre Lösungen den Workforce-Management-Prozess intelligenter und mit mehr Echtzeitzugriff auf Daten erkenntnisreicher machen. Die Kombination aus Cloud-Technologie, KI und Systemoffenheit ermöglicht eine ganzheitliche Prozess- und Ressourcenoptimierung. Die Technologie unterstützt dabei die Balance zwischen Effizienz und Mitarbeiterorientierung.
Prognose-basierte Planung – Freiraum für Adaption
Moderne Workforce-Planung nutzt datenbasierte Forecasts und Szenarien, die Flexibilität ermöglichen und gleichzeitig Planungssicherheit schaffen. KI-gestützte Systeme helfen, Personaleinsätze proaktiv zu steuern und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Dr. Boris Baginski (ATOSS) machte deutlich, wie KI und prädiktive Analytik von Workforce-Daten die Planung verbessern. Die Integration von Echtzeitdaten und automatisierten Optimierungen schafft Freiraum für operative Anpassungen, ohne die Steuerungssicherheit zu verlieren. Dabei bleibt der Mensch in der Schleife, indem KI Vorschläge liefert, die von HR und Führungskräften geprüft und freigegeben werden. Steffen Kohne (GFOS) unterstrich zudem, dass es sowohl für Planung als auch Analyse wichtig sei, eine integrierte Sicht auf alle Daten zu bekommen.
Skill-Orientierung als Leitprinzip
Workforce Management fördert nicht nur Effizienz, sondern auch die Eigenverantwortung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch transparente und faire Steuerung. Die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse wird zunehmend zum Erfolgsfaktor.
Matthias Gebhard (proTime) diskutierte in seinem Vortrag, dass datengestützte HR-Systeme nicht nur operative Zahlen liefern, sondern auch Muster im Engagement und Unterstützungsbedarf sichtbar machen. Durch transparente Arbeitszeitmodelle und Self-Service-Angebote steigt die Mitarbeitendenzufriedenheit, was sich positiv auf Bindung und Produktivität auswirkt.
Mitarbeiter-Orientierung: Engagement & Empowerment
Workforce Management fördert nicht nur Effizienz, sondern auch die Eigenverantwortung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch transparente und faire Steuerung. Die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse wird zunehmend zum Erfolgsfaktor.
Matthias Gebhard (proTime) diskutierte in seinem Vortrag, dass datengestützte HR-Systeme nicht nur operative Zahlen liefern, sondern auch Muster im Engagement und Unterstützungsbedarf sichtbar machen. Durch transparente Arbeitszeitmodelle und Self-Service-Angebote steigt die Mitarbeitendenzufriedenheit, was sich positiv auf Bindung und Produktivität auswirkt.
Ziel: Adaptive & lernfähige Organisation
Für alle Impulsgeber der Veranstaltung war klar, dass das übergeordnete Ziel in der Optimierung der Workforce-Management-Ansätze darin besteht, eine Organisation lernfähiger und adaptiver zu machen – also in die Lage zu versetzen, sich kontinuierlich an neue Herausforderungen anzupassen und sich weiterzuentwickeln. Workforce Management wird so zu einer Disziplin, die Technologie, Daten und Menschen verbindet und Unternehmen fit für die Zukunft macht.
Die Fallstudie von SPAR, präsentiert von Tim Kliemann (ATOSS) und Frank Hager (SPAR Österreich), zeigte, wie die Integration von SAP- und ATOSS-Systemen zu messbaren Verbesserungen bei Effizienz, Krankheitsquote und Fluktuation führt. Die digitale Vernetzung unterstützt die Flexibilität und schafft eine Grundlage für kontinuierliche Anpassung und Entwicklung.
Die Diskussionen der Shift/HR Workforce Management Konferenz haben aus meiner Sicht gezeigt, dass Workforce Management heute weit mehr ist als reine Planung. Es entwickelt sich zu einer datenintelligenten, skillbasierten und menschzentrierten Steuerungsdisziplin, die Unternehmen befähigt, flexibel und nachhaltig auf die Dynamiken von Markt und Technologie zu reagieren.
Die Vielfalt der Beiträge machte deutlich, wie eng bei diesem Thema Technologie, Kompetenzen und menschliche Faktoren heute miteinander verwoben sind. Workforce Management ist kein isolierter Planungs- oder Steuerungsprozess mehr, sondern ein komplexes Zusammenspiel aus strategischer Weitsicht und operativer Agilität. Die Transformation des Ansatzes wie auch des „Workforce Management Doings“ ist im Herzen der Unternehmenstransformation – sei es demografisch, technologisch oder wirtschaftlich ausgelöst – verankert.
Wir werden in den kommenden Wochen alle Mitschnitte und Präsentationen aufarbeiten und in der Mediathek zusammenstellen. Mit der Dokumentation hoffen wir, weitere Impulse für die Workforce-(Management)-Transformation bereitstellen zu können. Stay tuned …
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