In der postpandemischen Welt stehen Organisationen vor der Herausforderung, sich an die veränderten Ansprüche des Arbeitskräftemarktes anzupassen. New Work, mit seiner Betonung von Flexibilität und Neugestaltung von Arbeitszeit- und Jobmodellen, erfordert ein tiefgreifendes Umdenken.
Das strategische Workforce Management ist zentral, wenn es darum geht, vorhandene Mitarbeitende zu halten und neue Talente anzuziehen. Unternehmen müssen flexible Arbeitsformen einführen und ihre bisherigen Ansätze im Workforce Management überdenken.
In diesem Beitrag diskutieren wir die konzeptionellen Merkmale beim strategischen Workforce Management sowie seine Anwendung in der heutigen Geschäftswelt.
Strategisches Workforce Management: Vom Konzept zur Evolution
Im Umbruch und der Neugestaltung der Arbeitswelt nimmt das Thema Workforce Management eine zentrale Rolle ein. Denn es gilt, die Vorortung der richtigen Anzahl der für eine Aufgabe passenden Menschen über die Zeit und entlang der Veränderungen zu planen und auszusteuern.
Definition zum Workforce Management
Nach der Academy to Innovate HR (AIHR) definiert sich das Workforce Management wie folgt:
Workforce planning, also called strategic workforce planning, is about making sure that the right person is in the right job at the right moment. This means that there are not too many people available (overstaffing) nor too few (understaffing).
Das Workforce Management wird dabei im deutschen Sprachraum als moderne Begrifflichkeit für die Personalplanung verstanden. Sie beinhaltet laut Wikipedia „neben der Personaleinsatzplanung auch die Prognose des zu erwartenden Arbeitsaufkommens und des dafür benötigten Personals, die Optimierung des Personaleinsatzes zur Vermeidung von Unter- und Überdeckung, die Administration von verschiedenen Zeitkonten im Rahmen der Zeitwirtschaft sowie die Analyse und Steuerung des gesamten Workforce-Management-Prozesses“.
Quelle: https://www.ssz-beratung.de/workforce-management/was-versteht-man-unter-workforce-management-wfm/
Nach den Experten der SSZ Beratung beinhaltet das Thema neben der Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse und der abgeleiteten Bedarfsplanung die Kapazitäts- und Einsatzplanung und das Arbeitszeitmanagement.
Für die Aussteuerung des Workforce Managements werden immer wieder vier Kriterien angeführt, nach denen die Entscheidungen im Workforce Management auszurichten sind:
Quelle: https://www.aihr.com/blog/strategic-workforce-planning/
- The goal of size revolves around the number of people and job roles. A workforce that is too large is overstaffed and works inefficiently while a workforce that is too small, means that the company isn’t producing what it potentially could produce. This can be indicated by an excess of vacancies.
- The goal of shape revolves around having the required competencies needed today and tomorrow (in the form of succession planning).
- The goal of cost revolves around reaching an optimum labor cost. Too much will bankrupt the company but too little will result in work not getting done.
- The goal of agility is about having a workforce that is lean and flexible and can adapt to changing market demands.
Quelle: https://www.aihr.com/blog/strategic-workforce-planning/
Hieran wird deutlich, dass es insbesondere beim Thema „shape“ nicht nur um die Zuordnung von Menschen auf der Zeitschiene, sondern immer auch auf der Kompetenzebene gilt. Dabei gilt es im Rahmen des Workforce Managements die Aufgaben und Rollen, für die Menschen benötigt werden, zu entschlüsseln und die notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten herauszuarbeiten, damit die richtigen Menschen in der richtigen Anzahl zum Einsatz kommen.
Strategisches Workforce Management beinhaltet damit eine proaktive Planung, Steuerung und Entwicklung der verfügbaren Arbeitskräfte und ihrer Kompetenzen. Es ist ein umfassendes Konzept, das sowohl gegenwärtige als auch zukünftige Anforderungen berücksichtigt, um die Geschäftsziele eines Unternehmens nachhaltig zu erreichen.
Das Workforce Management im Wandel der Zeit
In den Anfängen des Personalmanagements lag der Schwerpunkt hauptsächlich auf administrativen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung. Mit der Industrialisierung und dem Anstieg der Betriebsgröße wurde jedoch klar, dass Unternehmen systematische Ansätze zur Personalplanung und -entwicklung benötigen.
In den 1980er Jahren erkannten Unternehmen zunehmend die strategische Bedeutung von Talenten und fingen an, umfassende Workforce-Management-Systeme zu implementieren. Dieser Wandel wurde durch technologische Fortschritte unterstützt, die eine genauere Personalbedarfsplanung und -analyse ermöglichten.
In den letzten Jahrzehnten hat die Globalisierung und die digitale Transformation das Workforce Management weiter transformiert. Die Notwendigkeit, Teams über verschiedene Zeitzonen und geografische Grenzen hinweg zu verwalten, hat den Fokus auf Diversität, Inklusion und Flexibilisierung der Arbeit verschoben.
Mit der Pandemie hat das Thema „New & Remote Work“ seinen maximalen Einzug in die Handlungsfelder des Workforce Managements gefunden. Mit der Flexibilisierungsanforderung ist auch die Diskussion um die Neuordnung der Funktions- und Rollendefinition entstanden. Neue Arbeitsmodelle wie gestellte Funktionsstellen, hybride Arbeitsmodelle und eine generell agilere Herangehensweise bei der Einsatzplanung führen zu einer notwendigen Neugestaltung der bisherigen Workforce Management Ansätze.
Insgesamt ist festzuhalten, dass das strategische Workforce Management heute an der Schnittstelle von Technologie, Geschäftsentwicklung und den Menschen steht und eine entscheidende Rolle für den Geschäftserfolg spielt.
Trends und Entwicklungen im strategischen Workforce Management
Die dynamische Geschäftswelt des 21. Jahrhunderts hat das strategische Workforce Management zu einem zentralen Faktor für den Unternehmenserfolg gemacht. Einige der entscheidenden Entwicklungen in diesem Bereich sind:
- Digitalisierung und Automatisierung: Moderne Technologien ermöglichen eine präzisere Personalbedarfsplanung und Analyse. Mit fortschrittlichen Analysetools können Unternehmen heutzutage den Talentbedarf besser vorhersagen und agiler auf Marktveränderungen reagieren.
- Remote Arbeit: Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Belegschaft verwalten, revolutioniert. Dieser Trend hat nicht nur die Arbeitsplatzflexibilität erhöht, sondern auch den Talentpool erweitert, da geografische Grenzen weniger relevant geworden sind.
- Diversität und Inklusion: Ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld wird immer mehr zur Norm. Unternehmen erkennen, dass diverse Teams zu besseren Ergebnissen führen, und setzen Initiativen um, um eine inklusive Kultur zu fördern.
- Lebenslanges Lernen: Die rasante technologische Entwicklung erfordert, dass Mitarbeiter ständig neue Fähigkeiten erwerben. Unternehmen investieren daher verstärkt in Weiterbildungsprogramme und fördern eine Kultur des lebenslangen Lernens.
- Agilität und Flexibilität: In einem sich ständig verändernden Marktumfeld ist Agilität entscheidend. Unternehmen bewegen sich weg von starren Strukturen und hin zu flexibleren, teambasierten Ansätzen im Workforce Management.
In Anbetracht dieser Entwicklungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Workforce-Management-Strategien up-to-date sind und die aktuellen Herausforderungen und Chancen berücksichtigen. Ein proaktiver Ansatz in diesem Bereich kann den Unterschied zwischen Unternehmenserfolg und -versagen ausmachen.
Fazit: Strategisches Workforce Management als Erfolgsfaktor in Zeiten des Wandels
Das Workforce Management nimmt immer mehr eine zentrale Rolle für erfolgreiche Organisationen ein. Im Zeiten der dauerhaften wie auch nicht vorhersehbarer Veränderungen und gleichzeitig hohen Anforderungen an notwendigen Kompetenzen in den Organisationen sowie den Wettbewerb um die passenden Arbeitskräfte ist ein proaktiver Ansatz im Workforce Management unerlässlich.
Unternehmen, die in der Lage sind, sich anzupassen, Talente effektiv zu managen und auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden einzugehen, werden nicht nur in der postpandemischen Welt, sondern auch darüber hinaus, eine führende Position einnehmen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Organisationen ihre Strategien stetig überdenken und innovieren, um in der heutigen dynamischen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.
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