Im Global Payroll Complexity Index (GPCI) 2023 von Alight landete Deutschland hinter Frankreich auf Platz 2. Mit einer Bewertung der Steuervorschriften, Abzüge, Sozialversicherungssysteme und Meldepflichten ermittelt der GPCI die Faktoren für die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies unterstreicht einmal mehr die große Herausforderung, die bei diesem Thema in vielen HR-Abteilungen nach wie vor existent ist.
Laut einer von ADP in Auftrag gegebenen Studie überwiegen in vielen Organisationen die Ängste, welche die Komplexität hinter diesem Thema mit sich bringt. Für eine effektive Modernisierung braucht es laut der Experten von ADP Veränderungen an den Prozessen, Instrumenten und Fähigkeiten in der Entgeltabrechnung. Insbesondere aus dem Blickwinkel der Mitarbeiterorientierung, der Anforderungen an eine höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisationen (vor dem Hintergrund der stetigen Veränderungswellen) und den Entwicklungen der KI-Technologien ist das Payroll-Thema einmal mehr neu zu denken.
Im nachfolgenden Beitrag versuchen wir, das Thema zu entschlüssen und die Gründe herauszuarbeiten, warum es im Jahr 2024 wichtiger denn je ist, Payroll-Programme nicht nur als Werkzeug zur Gehaltsabrechnung, sondern als strategisches Thema neu anzugehen.
Evolution und aktuelle Trends der Payroll-Programme
Die Entwicklung von Payroll-Systemen hat eine signifikante Transformation durchgemacht. Von den ersten Aufzeichnungen auf Tontafeln bis hin zu modernen, cloudbasierten Systemen hat sich die Payroll-Landschaft dramatisch gewandelt, um den Bedürfnissen des modernen Arbeitsmarktes gerecht zu werden.
Diese Evolution der Payroll-Systeme lässt sich nach einem Beitrag der American PayrollOrg wie folgt zusammenfassen:
- Frühe Payroll-Systeme: Verwendung von Tontafeln und Steinmeißelungen für Lohnaufzeichnungen.
- Industrielle Revolution: Entstehung des Begriffs "Payroll" und die Notwendigkeit genauer Mitarbeitergehälter-Dokumentation.
- Computerisierung: Einführung des ersten computerbasierten Payroll-Systems in den 1950er Jahren und die Weiterentwicklung in den folgenden Jahrzehnten.
- Moderne Payroll-Systeme: Einsatz von Cloud-Technologie, Automatisierung und KI zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Employee Experience.
Die aktuellen Payroll-Systeme sind durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit, Cloud-Basierung und die Fähigkeit zur Integration mit anderen HR-Systemen gekennzeichnet. Diese modernen Systeme bieten Online-Zugang für Mitarbeitende, was eine transparente und interaktive Erfahrung möglich macht. Die Integration von Automatisierung und künstlicher Intelligenz hat die Effizienz und Zuverlässigkeit weiter gesteigert, indem manuelle Prozesse minimiert und prädiktive Analysen ermöglicht werden, die zur strategischen Entscheidungsfindung beitragen.
Insgesamt haben die Payroll-Programme mehr als nur die Herausforderung der Prozesseffizienz und Complience zu erfüllen. Vielmehr müssen die Ansätze den Anforderungen der Mitarbeitergerechtigkeit, der Flexibilisierung der Arbeitswelt und der künstlichen Intelligenz (KI) gerecht zu werden:
Unterstützung der Employee Experience (EX)
- Zugänglichkeit und Transparenz: Mitarbeitende sollten jederzeit einfachen Zugriff auf ihre Payroll-Daten haben, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Urlaubssalden und Steuerdokumente, was zu einer transparenten und vertrauensvollen Arbeitsumgebung beiträgt.
- Self-Service-Funktionen: Möglichkeiten für Mitarbeitende, ihre persönlichen und Bankdaten zu aktualisieren, Urlaubsanträge zu stellen oder ihre Arbeitszeiten einzusehen, erhöhen die Autonomie und Zufriedenheit.
- Schnelle und genaue Beantwortung von Anfragen: Integrierte Hilfefunktionen oder Chatbots, die auf KI basieren, können häufig gestellte Fragen sofort beantworten und so die Mitarbeitererfahrung verbessern.
Anpassung an die Flexibilisierung der Arbeitswelt
- Unterstützung verschiedener Arbeitsmodelle: Das Payroll-System muss flexible, teilzeitige, freiberufliche und remote Arbeitsmodelle unterstützen, um den diversen Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.
- Globale Fähigkeiten: In einer globalisierten Welt müssen Payroll-Systeme mit verschiedenen Währungen, Sprachen und gesetzlichen Anforderungen umgehen können.
- Integration mit Zeit- und Anwesenheitssystemen: Die nahtlose Integration mit Tools zur Zeiterfassung und zum Anwesenheitsmanagement ist entscheidend, um genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnungen für flexible Arbeitsarrangements zu gewährleisten.
Einbeziehung von Künstlicher Intelligenz (KI)
- Automatisierung routinemäßiger Aufgaben: KI kann genutzt werden, um sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Überprüfungen zu automatisieren, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
- Prädiktive Analysen: KI-basierte Systeme können Muster in Daten erkennen und Vorhersagen treffen, beispielsweise in Bezug auf Personalfluktuation oder zukünftige Gehaltstrends, die für strategische Entscheidungen genutzt werden können.
- Personalisierte Erfahrungen: KI kann dazu beitragen, personalisierte Erfahrungen für jeden Mitarbeitenden zu schaffen, indem sie individuelle Präferenzen und Bedürfnisse lernt und entsprechende Informationen oder Warnungen bereitstellt.
Die strategische Rolle von Payroll-Systemen im Jahr 2024
In der zunehmend komplexen und globalisierten Arbeitswelt des Jahres 2024 müssen Payroll-Systeme über die traditionelle Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinausgehen und sich zu einem zentralen Pfeiler der strategischen Unternehmensführung entwickeln. Dies erfordert eine Anpassung an die neuen Herausforderungen und Chancen, die durch die Globalisierung, die Digitalisierung und die Veränderungen in der Arbeitswelt entstehen.
Globale Komplexität und Compliance: Der Global Payroll Complexity Index 2023 zeigt, dass die Einhaltung der vielfältigen und sich ständig ändernden globalen Steuervorschriften, Abzüge und Meldepflichten eine der größten Herausforderungen für Payroll-Systeme darstellt. Um diese Komplexität zu bewältigen, müssen moderne Payroll-Systeme nicht nur die lokalen Anforderungen jedes Landes erfüllen, sondern auch eine flexible und dynamische Anpassung an Gesetzesänderungen ermöglichen. Dafür braucht es eine fortschrittliche Datenverarbeitung und -analyse, um Compliance-Risiken proaktiv zu identifizieren und zu minimieren.
Integration und Vernetzung: In einer Welt, in der die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen und Teams global verteilt arbeiten, müssen Payroll-Systeme nahtlos mit anderen HR- und Unternehmenssystemen integriert sein. Diese Integration ermöglicht einen holistischen Überblick über die Mitarbeiterdaten, unterstützt das Management bei strategischen Entscheidungen und verbessert die Employee Experience durch einen konsistenten und umfassenden Zugang zu relevanten Informationen.
KI und datengestützte Entscheidungsfindung: Durch KI-Technologien können Payroll-Systeme über die reine Datenverarbeitung hinauszuwachsen und zu intelligenten Assistenten in der strategischen Unternehmensführung werden. Mit Hilfe prädiktiver Analysen können Trends und Muster in den Payroll-Daten identifiziert werden, die Aufschluss über Personalentwicklungen, Kostenoptimierungspotenziale und strategische Risiken geben. Diese Einsichten ermöglichen es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zur langfristigen Unternehmensentwicklung beitragen.
Mitarbeiterzentrierung und Flexibilität: Die Anforderungen der Mitarbeitenden an Flexibilität und Individualisierung nehmen zu. Payroll-Systeme müssen daher in der Lage sein, flexible Arbeitsmodelle, individuelle Vergütungspakete und eine personalisierte Kommunikation zu unterstützen. Dies stärkt nicht nur die Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern positioniert das Unternehmen auch als attraktiven Arbeitgeber in einem wettbewerbsintensiven Markt.
Die strategische Bedeutung von Payroll-Systemen im Jahr 2024 lässt sich nicht überbewerten. Sie sind ein Schlüsselelement für die Einhaltung globaler Compliance, die Förderung der Employee Experience, die Unterstützung strategischer Entscheidungen und die Flexibilisierung der Arbeitswelt. Unternehmen, die in fortschrittliche Payroll-Systeme investieren, rüsten sich nicht nur für die Herausforderungen der Gegenwart, sondern auch für die Chancen der Zukunft.
