Wenn die digitale Transformation das Spielfeld bestimmt, ist E-Invoicing der Ball, der ins Rollen gebracht wurde und den wir alle im Auge behalten müssen. Dies war die zentrale Botschaft der Shift/Finance E-Invoicing Konferenz 2023 am 25. Oktober, die sich mit aktuellen Entwicklungen, Herausforderungen und Chancen im Bereich des elektronischen Rechnungswesens auseinandersetzte.
Entlang verschiedener Expertenbeiträge und einer Diskussionsrunde diskutierten die Mitwirkenden und Teilnehmenden viele kleine und große Projektfragen und Herausforderungen. Im Folgenden haben wir ein paar wichtige Erkenntnisse zusammengefasst.
Die Unvermeidlichkeit der Digitalisierung
Die Notwendigkeit der Digitalisierung im Rechnungswesen ist nicht länger eine Frage des "Ob", sondern des "Wie" und "Wann". Durch EU-Richtlinien und das Streben nach einem modernisierten Mehrwertsteuersystem ist die Implementierung von E-Invoicing für Unternehmen zur unausweichlichen Realität geworden. Hierbei steht nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen im Fokus, sondern auch die Erkenntnis, dass der digitale Wandel im eigenen Betrieb Chancen für mehr Effizienz und Transparenz bietet.
Die Potenziale der Technologie
KI-Technologien stechen als besonders hervorbringende Kräfte im Rahmen von E-Invoicing hervor. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten, sondern ebenso Betrug zu minimieren und Audits zu vereinfachen. Hier zeigt sich die ganze Bandbreite der digitalen Möglichkeiten, von der Optimierung einfacher Vorgänge bis hin zur strategischen Finanzanalyse.
Die Ausgangsbasis für intelligente und automatisierte Systeme und Prozesse sind aber digital verfügbare Daten. Und hier stellen Rechnungsdokumente ein wichtiges Asset für die weitere digitale Transformation im Finanz- und Rechnungswesen dar.
Die Herausforderungen der Vielfalt
Ein kritischer Blick wurde auf die unterschiedlichen Zeitpläne und Methoden geworfen, mit denen europäische Länder die E-Invoicing-Pflicht einführen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, sich flexibel an verschiedene internationale Systeme anzupassen und dennoch eine gewisse Standardisierung in den eigenen Abläufen zu wahren.
Es braucht immer wieder ein gutes Projektmanagement und begleitendes Assessment um in dem komplexen Transformationsgeschehen den Überblick zu behalten.
Rechtliches und Strategisches
Das rechtliche Gerüst um das E-Invoicing ist komplex und fordert von Unternehmen, über den Tellerrand hinauszublicken und sich auf langfristige Ziele zu konzentrieren. Dies umfasst nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch die strategische Einbettung von E-Invoicing in die Geschäftsprozesse.
Chancen statt Pflichtübung
Die Diskussion zeigte, dass E-Invoicing weit mehr als eine regulatorische Pflichtübung ist. Es ist die Chance, nun Prozesse zu überdenken, Abläufe zu straffen und letztendlich das Geschäft auf ein neues Level der Effizienz zu heben.
Einheitliche Systeme und Kooperation
Die Veranstaltung betonte, wie essentiell die Schaffung einheitlicher Systeme und der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Marktakteuren ist. Dies ist ein Schlüsselfaktor, um den Herausforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden und Geschäftsprozesse global zu vereinfachen.
Vorsichtiger Optimismus
Abschließend wurde auf die langsamen Fortschritte im öffentlichen Sektor und die Herausforderungen für KMUs hingewiesen. Es wurde ein optimistischer, aber realistischer Blick in die Zukunft geworfen – mit einer Warnung vor überhöhten Erwartungen an die Möglichkeiten der KI.
Was sich über alle Vorträge und Diskussionen zeigte: Wir stehen an einem Wendepunkt. Die Art und Weise, wie wir über E-Invoicing und dessen Einbettung in das größere Bild der digitalen Transformation denken, wird maßgeblich darüber bestimmen, wie wir die nächsten Jahre in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaftslandschaft navigieren werden.
Fazit: E-Invoicing muss ganzheitlich gedacht und behandelt werden
E-Invoicing ist kein isoliertes Konzept, sondern ein integraler Bestandteil der digitalen Transformation, der erhebliche Auswirkungen auf das globale Geschäftsumfeld hat. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen diese Technologie als das betrachten, was sie ist: Eine Investition in die Zukunft und ein Sprungbrett zu einer gestärkten, optimierten Unternehmensführung.
