--- title: "Von der Pflicht zur Innovation: Digitale Personalakte, Entgeltunterlagen & KI-gestützte HR-Prozesse" description: "Digitale Personalakte als Single Source of Truth: Compliance, Effizienz und KI-gestützte Automatisierung im HR-Management ab 2027." canonical_url: "https://www.shifthr.de/mediathek/asset/von-der-pflicht-zur-innovation-digitale-personalakte-entgeltunterlagen-ki-gestuetzte-hr-prozesse.html" published: "2026-01-24" updated: "2026-10-13" language: "de" content_type: "VideoObject" publisher: "" --- # Von der Pflicht zur Innovation: Digitale Personalakte, Entgeltunterlagen & KI-gestützte HR-Prozesse **Aufgezeichnet am:** 06.05.2026 **Dauer:** 30 Min. ## Sprecher - [Manuel Fessen](/experten/manuel-fessen.html) — Product Manager, easy software - [Jonas Klay](/experten/jonas-klay.html) — Presales Consultant, easy software Digitale Personalakte als Single Source of Truth: Compliance, Effizienz und KI-gestützte Automatisierung im HR-Management ab 2027. Ab 2027 gilt für Unternehmen die Pflicht, alle abrechnungsrelevanten Personaldaten elektronisch, strukturiert und revisionssicher zu führen. Im Talk beleuchten Manuel Fessen und Jonas Kley von easy software, wie sich diese regulatorische Vorgabe als Ausgangspunkt für die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen nutzen lässt. Im Mittelpunkt steht die digitale Personalakte als zentrale, integrierte Plattform, die nicht nur gesetzliche Compliance sicherstellt, sondern auch Effizienzpotenziale im Personalmanagement erschließt. Der Beitrag kombiniert rechtliche Einordnung, technische Lösungsansätze und eine Live-Demonstration, um die Umsetzung in Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden praxisnah zu veranschaulichen. Die Referenten zeigen, wie die digitale Personalakte als Single Source of Truth für alle abrechnungsrelevanten Dokumente fungiert und den gesamten Dokumentenfluss revisionssicher abbildet. Sie erläutern die Anforderungen an elektronische Originale, differenzierte Zugriffsrechte und die nahtlose Integration in bestehende HR-Systemlandschaften. Ein Schwerpunkt liegt auf KI-gestützten Prozessen, etwa der automatisierten Prüfung und Ablage von Bewerbungsunterlagen im Recruiting. Die Lösung ermöglicht bidirektionalen Datenaustausch mit Systemen wie HR-Management-Umgebung und ATS, unterstützt Fristenmanagement und gewährleistet Datenschutz durch Mandantenfähigkeit, Consent-Management und Hosting in Azure unter Einhaltung des DSGVO-Bereich. Abschließend diskutieren die Sprecher die Weiterentwicklung hin zu agentengetriebenen Plattformen und betonen die Notwendigkeit, die gesetzliche Pflicht als Chance für nachhaltige Prozessmodernisierung zu nutzen. ## Kernaussagen -

Ab 2027 müssen alle Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und revisionssicher geführt werden – Mischformen und Papier sind nicht mehr zulässig. - Die digitale Personalakte ist zentrale Ablage, Single Source of Truth und ermöglicht sofortige Prüfbereitschaft sowie Nachweisbarkeit gegenüber Prüfern. - KI-gestützte Prozesse wie automatisierte Bewerbungsunterlagen-Prüfung steigern Effizienz und Datenqualität im Recruiting und Onboarding. - Das System passt sich an individuelle HR-Prozesse an und lässt sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren. - Datenschutz und Hosting werden durch Mandantenfähigkeit, Consent-Management und Hosting in Azure unter Einhaltung des DSGVO-Bereich gewährleistet.

## Zitat > Ab 2027 reicht ein nachträglicher Scan nicht mehr aus – die elektronische Personalakte muss originär digital entstehen und vollständig, strukturiert sowie revisionssicher geführt werden. – Manuel Fessen Die digitale Personalakte ist mehr als nur Pflicht – sie wird zur zentralen Plattform, die Effizienz, Transparenz und Compliance im HR-Prozess vereint. – Manuel Fessen Wir passen unsere KI-Lösungen an die individuellen Prozesse unserer Kunden an, nicht umgekehrt – das System muss sich an das Unternehmen anpassen, nicht das Unternehmen an die Software. – Jonas Klay